Digitalisation
Pour gagner un temps précieux, la MBM met une plateforme de communication digitale sécurisée à disposition. Outre la communication de documents par voie électronique, cette plateforme a pour vocation de devenir votre « centre comptable » personnalisé. Vous pourrez y retrouver copie de vos factures, préparer des fichiers de payement, avoir accès à vos documents de clôture, retrouver facilement tous les documents du « dossier juridique permanent » de votre activité…
activation du service
- Pour les clients MBM qui le souhaitent, rien de plus facile! Il suffit de nous contacter pour activer le service et obtenir toutes les explications nécessaires de façon à tirer le meilleur profit de cette application.
- Dès l’activation du service, une adresse mail pour l’envoi de facture d’achat est attribuée (particulièrement pratique pour nous transférer par exemple un mail contenant une facture reçue de l’un de vos fournisseurs.
- Une fois les factures transmises sur cette plateforme, il n’est plus nécessaire de nous les transmettre au format papier. Les factures sont alors automatiquement disponibles sur la plateforme online à l’adresse https://app.winbooksconnect.be/login. Nous vous conseillons toutefois de garder une copie des documents originaux.
Tutoriels
CONSEILS POUR UNE UTILISATION OPTIMALE
Numérisation et transmission des documents à la comptabilité
- Demandez à vos fournisseurs de vous envoyer leurs factures par e-mail. Lorsque vous recevez ces e-mails, transférez les simplement à l’adresse e-mail de votre dossier comptable. La facture se trouvera automatiquement chargée sur votre plateforme en ligne.
- Pour les factures que vous recevez encore en papier, faites l’acquisition d’un scanner à défilement (permettant de scanner beaucoup de pages dans la foulée)
- utilisez l’interface winbooks connect via votre navigateur pour déposer le fichier PDF ainsi créé sur votre plateforme
- utilisez l’option “dégrouper” de la console winbooks connect pour séparer en des pages individuelles chaque page du ce fichier PDF
- Pour la numérisation de documents individuels (exemple : souche TVA d’un restaurant), utilisez votre smartphone avec l’application “Genius Scan” vous permettant de prendre une photo du document et de l’envoyer par e-mail à l’adresse e-mail de votre dossier
- Une application “Winbooks connect” mobile est désormais disponible pour votre smartphone vous permettant de nous transmettre encore plus facilement les documents. A télécharger sur la plateforme de téléchargement de votre smartphone.
Gestion de vos documents
A intervalles régulier (une fois par semaine idéalement) connectez vous à votre plateforme en ligne
- dégroupez les éventuels fichiers PDF contenant plusieurs documents
- regroupez les éventuelles pages annexes aux factures
- sélectionnez les factures que vous souhaitez envoyer au comptable et cliquez sur “envoyer au comptable »
Aller plus loin et en faire un outil de gestion
- Utilisez votre plateforme en ligne comme support à vos payements
- après chaque payement que vous effectuez cliquer sur “envoyer au comptable »
- ainsi, ne restera ouvert dans votre espace que les factures que vous devez encore payer
- ASTUCE : nous vous conseillons de travailler avec 2 écrans sur votre ordinateur, rendant la visualisation sur l’écran de gauche de la facture et le payement de celle-ci plus facile sur votre application bancaire ouverte sur l’écran de droite.
- Retrouvez aisément toutes vos factures sur la plateforme en ligne
- vous recherchez une facture pour faire jouer une garantie ?
- grâce à l’application, en indiquant le nom de fournisseur, vous retrouverez celle-ci aisément en quelques clics